L’organisation : la meilleure arme contre la charge mentale
Nous sommes tous très occupés.
Que ce soit par notre vie professionnelle, sociale, familiale, nos hobbies ou nos animaux de compagnie, les journées semblent toujours trop courtes et les mois passent trop vite.
Mais le réel problème vient généralement du risque d’oublier quelque chose : une déclaration, un rendez vous, une réunion … Et on ne vas pas se mentir, en tant que professionnel du chiffre, c’est encore plus compliqué : échéance, urgence, stress… Impossible d’échapper à ce torrent d’injonctions à faire toujours plus !
Jusque là rien de nouveau mais j’ai réalisé, après avoir échangé avec un client, que beaucoup se contentent de subir ce stress sans mettre en place de système pour limiter les risques.
Sans vous proposer mon organisation qui peut paraître au premier abord compliquée à mettre en œuvre (ce qui est normal car fruit de plusieurs années de tâtonnement), voici ce que je conseille à mes clients.
Un grand nettoyage
Avant même de parler d'app ou de système, il est indispensable de commencer par un grand nettoyage.
Devant une feuille blanche ou votre application de prise de note préférée, vous allez :
Collecter tous les projets/tâches en cours : dans vos emails, tableurs, logiciels de gestion de projets etc. L'idée est de faire l'inventaire de tout ce qui peut vous "polluer" l'esprit (surtout à 3h du matin quand vous réalisez que vous avez oublié quelque chose)
Classer et organiser : toutes les tâches et projets en cours peuvent être regroupés par catégories ou par projets de plus grande envergure (par exemple : déployer un CRM est un projet qui va s'inscrire dans un projet plus grand qui est de développer mon activité)
Assigner un délai ou une date butoir pour chaque tâche ou projet et si celui-ci semble trop compliqué, découpez-le en plus petits morceaux.
Cette première étape va vous permettre de :
Réaliser que vous avez beaucoup plus de projets que vous ne l'imaginez ;
Visualiser le planning idéal que vous allez devoir mettre en place pour avancer sur tout cela
Vous rappeler constamment ce sur quoi vous devez impérativement travailler pour avancer vers les buts qui vous donnent réellement du plaisir
Un calendrier
Basique et pourtant tellement indispensable, on aurait presque tendance à l'oublier mais le calendrier est le meilleur ami de l'entrepreneur organisé.
David Allen, le gourou du GTD (Getting Things Done) nous rappelle que "notre cerveau est fait pour avoir des idées pas pour les stocker". Partant de ce principe, je recommande à tous mes clients de déléguer à leur app préféré l'intégralité de leurs obligations.
Et si vous souhaitez aller plus loin, je vous recommande le time blocking, afin de planifier votre journée et gagner encore plus en efficacité.
Une application de gestion des projets
Une fois le grand nettoyage terminé, vous avez 2 options :
Les laisser tels quels en espérant les faire avancer au fur et à mesure
Tout regrouper dans une application de gestion de projets pour les suivre plus facilement
Bien entendu, mon choix a été très vite fait : Notion.
Dans Notion, j'ai créé tout un suivi de projets/tâches/actions, qui me permet de voir concrètement où j'en suis et si j'avance comme je le souhaite. Je ne détaillerai pas ici le process car c'est assez long et la courbe d'apprentissage de Notion, surtout au début, est assez délicate à maîtriser.
Si vous n'avez pas le temps ou l'envie d'apprendre tout ça, je vous suggère d'utiliser des outils simples comme Trello, qui vous permettront de visualiser facilement vos différentes étapes.
Une application de gestion des tâches
Une fois que les projets sont posés, vous allez devoir gérer le quotidien.
Afin de ne pas embarrasser mon esprit de choses à retenir, j'ai toujours avec moi une app de gestion des tâches (en ce moment j'utilise Things3) afin de noter au fur et à mesure les choses que je dois faire.
Il en existe beaucoup et souvent elles sont gratuites (je recommande par exemple Google Tasks qui est parfaite surtout si vous utilisez Gmail)
Voici donc les premières étapes qui vous permettront de vous organiser beaucoup plus simplement et de vous rappeler à l'ordre sur ce que vous devez faire et ce qui vous permet d'avancer comme vous le souhaitez dans tous vos projets.
