Comment est-ce que j’ai amélioré ma productivité de façon exponentielle?

Depuis de nombreuses années, je suis à la recherche du meilleur système pour améliorer ma productivité dans mon quotidien d’expert comptable. Les méthodes sont nombreuses, Pomodoro, essentialisme, 20/80… mais chacune d’entre elles comporte des limites.

Depuis plusieurs semaines, je me suis adonné à une nouvelle organisation de mon temps qui a révolutionné ma pratique : le time-blocking. Ce système consiste à prendre votre agenda et à « bloquer » des créneaux durant lesquels vous vous adonnerez à une seule tâche. 

Concrètement, comment est-ce que j’applique cette méthode ? Tous les dimanches, je fais ma fameuse to-do list des dossiers que je dois absolument traiter dans la semaine (cela rejoint le fameux essentialisme auquel nous consacrerons un autre post). Puis je prends mon planning et j’y insère des créneaux d’environ 1h30 par tâche (qui représente selon moi la durée de concentration optimale ). Je prends l’engagement ferme de ne rien faire d’autre que ce travail pendant 1h30. Et pour conserver cette motivation, je mets un compte à rebours sur le côté de mon bureau afin de savoir combien de temps il me reste. Je rends ainsi mon activité plus ludique: je dois allier performance et concentration, tout en essayant de terminer dans les temps. Et si j’échoue - et cela arrive car il est difficile d’évaluer précisément un travail - et bien ce n’est pas grave : je lui allouerai un autre créneau dans la semaine !

A ce stade, vous trouvez peut-être ce système beaucoup trop rigide. Comment faire, si vous avez une urgence à traiter ? Si un client vous appelle et que vous devez absolument le prendre ? Si un de vos salariés est absent et que vous devez terminer un dossier pour lui?

La vie est faite d’imprévus, je vous conseille de réserver dans votre calendrier certains créneaux pour passer des appels ou répondre à vos e-mails. En regroupant certaines tâches (ce que nos amis anglo-saxons appellent le batching), vous augmentez la rapidité de leur traitement. Vous vous êtes sûrement déjà aperçu qu’il est plus facile de regrouper en une heure -par exemple- l’ensemble de vos coups de fil de la journée ? Ou bien qu’il est beaucoup plus efficace de répondre à tous vos e-mails en une seule fois plutôt que de constamment regarder votre boîte mail et la vider au fur et à mesure.

En moyenne, on considère qu’il faut 15 à 20 minutes pour retrouver son niveau d’efficacité maximum dans l’exécution d’un travail. Cela veut dire que si vous êtes en plein flow (en quelque sorte l’état de super-productivité) et que vous décidez de prendre un appel ou de répondre à un e-mail, il vous faudra au minimum 15 minutes, - en plus du temps pris pour répondre - afin de retrouver votre concentration.

Le plus important est finalement de vous poser la question suivante : qui décide pour vous de vos priorités ? Si vous n’avez pas une organisation claire et structurée alors ce sont les autres qui décideront pour vous : clients, fournisseurs, salariés… Mais à partir du moment où vous vous engagez envers vous même à accomplir certaines tâches, tout semble se débloquer et vous redevenez le maître de votre temps.

A la fin d’une journée où j’ai appliqué le time-blocking, je suis toujours satisfait. J’ai respecté mes priorités - c’est à dire les dossiers que je sais urgents - et j’ai généralement le temps de répondre à davantage de personnes. Alors oui, évidemment, je ne réponds pas systématiquement lorsqu’on m’appelle. En même temps, lorsque vous appelez votre médecin, est- ce qu’il décroche à chaque fois ? J’essaie de m’engager à répondre dans les 24 à 48h. Cela peut sembler long mais plus les années passent et plus je m’aperçois que les demandes ne cessent d’augmenter. J’aime ce rôle de conseil et d’accompagnant, il me passionne. Mais il est vrai que si je n’appliquais pas certaines méthodes comme le time-blocking, je serais incapable de répondre efficacement à mes clients.

Finalement, le mieux dans une méthode de productivité, c’est de la tester par soi même. Donc si vous n’avez pas encore d’application de calendrier, utilisez celle de votre téléphone ou téléchargez en une (Google Calendar fait parfaitement l’affaire), définissez vos trois tâches les plus importantes de la semaine et bloquez des créneaux où vous ne ferez que ça ! Je vous garantis une satisfaction sans limite !